En del vil i tillegg være opptatte av å kjøpe systemer fra en

Funksjonsrikdom

Et hotells dataønsker og -behov
Dette omfatter i dag betydelig mer enn det gjorde for et tiår siden.
Hotellsystemer har, som de fleste bransjesystemer, tidligere vært "isolerte" systemer med avgrenset funksjonalitet. I dag ønsker salgsansvarlige kraftige salgsstøtte-verktøy og 'real-time' info om kundene sine. Økonomiansvarlige ønsker forbedrede budsjetterings- og rapporteringsrutiner. Hovmesteren har i det siste lest mye om PC-baserte kassesystemer, og lagerstyring, kalkulasjon og IK-mat gjør kjøkkensjefen til en stadig tyngre databruker.

Kjernefunksjonalitet og dagens behov
Å sammenligne to systemers nåværende funksjonsrikdom burde i utgangspunktet være en overkommelig oppgave. Kjøpere bør kunne liste opp hva de ønsker å få utført, sortere ut hva de må få utført, sammenligne det med funksjonslister, få det forklart eller demonstrert av leverandører, og til slutt konkludere hvilke system som best dekker ønskene.
Profit Impacts Reservator® er det klart største og mest omfattende booking-systemet på det norske markedet.
I nesten alle konkurrerende system finnes det en og annen funksjon som ikke andre har, men i ren størrelse og omfang er det ingen, heller ikke systemer som tradisjonelt har vært oppfattet som store, som er i nærheten av Reservator®.
Ingen andre er i nærheten av å tilby vanlig booking-funksjonalitet og i tillegg komplette moduler for ordre/faktura, reskontro, regnskap, fjern/internett-booking, salgsstøtte, kassesystem, arrangementbehandling, kalkulasjon og beslutningsstøtte.

Fremtidige behov
Enkelte vil se det som minst like viktig å forsøke å se hvordan systemer kan takle fremtidige behov, enten disse er spesielle for kunden eller generelle for næringen.
Årsaken til at det er viktig ligger i tekniske forhold rundt programutvikling;
Et av det viktigste valg man må gjøre når funksjonalitet skal skrives er hvor robust systemet skal være for senere utvidelser eller endringer. Det finnes en rekke snarveier man her kan være fristet til å ta, men man vil da få svi når ønsker om endringer kommer på bordet. Noe en naturlov forteller at de vil gjøre.

Forretningsidéen som ligger bak Profit Impacts systemer er å utvikle systemer som skal kunne være førstevalget i en rekke bransjer, og systemene må og skal derfor være de mest åpne og fleksible på markedet.
Bl.a fordi systemene bygger på Microsoft "standarder" kan enhver programmerer [les: forhandler] utvide eller tilpasse systemene.
Eksempelvis baserer ikke systemene seg på 'hard-coded' formular/vinduer, men i stedet på formular skrevet som Microsoft Forms (dvs. standard Microsoft vinduer som om ønskelig kan produseres med Microsoft Word).
Forhandlere kan også utvide og tilpasse systemene ved å skrive skript/makroer. Disse skrives i Microsoft VBA, dvs. det samme skriptspråket som brukes i alle Microsofts produkter.
Forhandlere (eller kundene selv) har naturligvis også muligheten til å produsere mer tradisjonelle tilpasninger i form av spørringer og rapporter.
I sum gjør det Reservator® til et ekstremt fleksibelt og fremtidsrettet system. Helt ulikt alle andre bookingsystem på det norske markedet.

Lite fleksible systemer er det forøvrig enkelt nok å identifisere. Man vil i møte med slike erfare en rekke "faste" vinduer der informasjonsmengden er låst (noe plasseringen av felter vil fortelle) og vinduene typisk ikke kan reguleres i størrelse.

Brukervennlighet

Lettlært
Ikke alle hoteller har like stabil arbeidskraft. Mange må f.eks benytte seg av korttidsarbeidskraft til sesonger eller helgearbeid, og det kan da være hyggelig om opplæringstiden og -kostnadene holdes nede. Et par ting kan her være med på å gjøre datasystemer lettlærte;
Alle som kommer bort i data i dag vil møte Windows, og for utvikling av programmer under Windows finnes det retningslinjer og anerkjent praksis for bl.a hvordan vinduer bør 'designes' for effektivt å kommunisere informasjon. Jo tettere booking-systemet følger retningslinjer for utvikling under Windows, jo større blir gjenkjennelseseffekten for nye brukere.
I forlengelsen av operativsystemet Windows har man det faktum at de fleste databruker kjenner Microsoft-produkter som Word, Excel o.a. Om booking-systemet kan utnytte gjenkjennelseseffekten fra disse kan det ytterligere gjøre opplæringen enklere.
Det er naturligvis lov å gå utenom Microsofts retningslinjer i forsøk på å forbedre systemers grensesnitt, men svært ofte kan man se avvik som ikke kan forklares med annet enn at utviklerne mangler kjennskap til nevnte retningslinjer, og mer alvorlig, mangler forståelse for sluttbrukernes situasjon.

Lett og sikkert å bruke
For nybegynnere vil det være det som definerer et brukervennlig system.
Om ikke alle funksjoner i et system er like lettfattelige så må i det minste kjernefunksjonene (dvs. forespørsel, ny reservasjon, innsjekk og utsjekk) kunne startes og brukes av nybegynnere.
Automatikk i rutiner er og noe som kan kompensere for manglende kunnskap, redusere usikkerhet for brukeren og hindre feil bruk av datarutiner.
Såkalte veivisere, dvs. steg-for-steg rutiner, kan i ytterligere grad bidra til det samme. Slike har også en pedagogisk effekt i det de ofte gir en forståelse av hva rutinene skal utføre.
Enkle, oversiktlige skjermbilder er en siste viktig egenskap for systemer som skal være egnet for nybegynnere og av disse kunne karakteriseres som brukervennlige.
I en verden der Windows-utvikling fortsatt er et ungt fag er det uunngåelig å ikke la seg slå av hvor fraværende disse attributtene er i mye programvare. Også i flesteparten av de booking-systemer som markedsføres på det norske markedet.

Raskt og effektivt å bruke
For avanserte brukere vil i stedet brukervennlighet være ensbetydende med effektivitet, og slike brukere vil da ha andre og motstridende ønsker til systemene;
"Mest mulig" informasjon på skjermen, umiddelbar tilgang til flest mulige rutiner, automatikk i rutiner, færrest mulige veivisere (må i det minste være intelligente og kreve minimalt med 'inputs'), fleksibel behandling av "objekter", o.s.v.
    De fleste systemer som prøver å imøtekomme avanserte brukere feiler. Dels ved at de rent programmeringsteknisk ikke er egnet for å gi universell tilgang til funksjonalitet. Dette bl.a fordi systemets kode ofte er knyttet til bruken av et bestemt vindu hvor et gitt funksjonsområde styres fra.
En rekke faste, "låste" vinduer blir her igjen et fremtredende kjennetegn ved lite tiltalende systemer.

Reservator®
Reservator® er fra grunnen av konstruert med brukervennligheten i høysetet. Systemet er gjennomført Microsoft, det tilbyr "felles startsted" for rutiner, en mengde veivisere, logisk bruk av "objekter" og (om ønskelig) full utnyttelse av mus.
    For å imøtekomme ulik brukerkompetanse opererer systemet, som oss bekjent det eneste av systemene på det norske marked, med et fullstendig brukerstyrt arbeidsområde (dvs. det totale skjermbildet). Dette styres av flere hundrede parametre, hvor ett hovedparameter definerer brukerens brukernivå. Et nivå som satt lavt nok kan gjøre systemets grensesnitt så enkelt som ønskelig.

Brukerstøtte

Lokal opplæring og brukerstøttte
Om ønskelig kan opplæringstjenester og brukerstøtte kjøpes av Profit Impact Norge AS, men systemene fra Profit Impact selges via forhandlere og kjøperne har da en mulighet for å få tilleggstjenester av en mer lokal karakter.

Opplæring
Avhengig av behov, sesongopptrappingsplaner og budsjett har våre kunder frihet til å velge det opplæringsopplegget som de synes passer best.
De kan her velge mellom opplæring via fjernstyring, opplæring hos forhandler eller opplæring hos seg selv.
Forhandler kan uansett sette opp en effektiv og fornuftig opplæringsplan.

Brukervennlig brukerstøtte
Brukerstøtte har hittil nesten utelukkende blitt gitt over telefon, og det er ingen god løsning verken for nødhjelp eller undervisning.
Våre forhandlere og oss selv tilbyr i stedet (i tillegg!) brukerstøtte vha. fjernstyring over internett eller telenettet. Når kunden har behov for hjelp gir han oss tilgang til sin skjerm og tastatur, og vi kan da yte hjelp som om vi fysisk hadde vært til stede og sittet sammen med kunden ved dennes PC.

Grunnleggende brukerstøtte
Våre kunder er sikret en kostnadsfri grunnleggende brukerstøtte som for mange vil være alt de har behov for, og som kanskje omfatter følgende.

Utvidet brukerstøtte
Kunder som ønsker bistand også på dagtid (og nattetid) vil ha tilbud om:

Referanser, pris o.a.

Referanser
Kjøpere av økonomisystemer oppgir ofte at referanser betyr en god del, men veldig sjelden går kjøpere i dybden med referanser. På mange måter er det synd, men i mange tilfeller er det kanskje like greit.
For at referanser skal fungere som informasjonskilder må de nødvendigvis inneha informasjon, og ofte nok mangler selv referansekunder god datakunnskap og kjennskap til konkurrerende systemer.
På hotellmarkedet kan det gi seg et utslag som at hotelldirektører i 1999, 14 år etter lanseringen av Windows, kan sitte og erklære seg fornøyde med dagens DOS-systemer, og til og med anbefale kjøp av slike system.
    Profit Impacts referansekunder på overnatting har ikke alle ekstremt god datakunnskap, men de har alle kjøpt våre datasystemer etter å ha evaluert alternativene i markedet. Og de har ikke minst instrukser om å opplyse potensielle kjøpere om ting de er mindre fornøyde med.

Råd fra kjedekontoret
I en tid da hotellbransjen, som andre, opplever dramatiske strukturendringer kan det være besnærende å be om råd fra mulige nye samarbeidspartnere.
Slik salgs- og bookingarbeidet fortsatt blir utført i kjedene er det definitivt ikke viktig hvilket booking-system enkelthotellene kjører. Det eneste motivet for å følge kjedens råd må da være at rådet vil spare penger for hotellet. I motsatt fall har hotellet, også på IT-siden, naturligvis alle grunner for ikke å binde seg tettere til kjedekontoret enn strengt tatt nødvendig.

Pris
Programvare utgjør sjelden størstedelen av IT-investeringer, og fallende priser på programvare gjør også at eksempelvis de fleste overnattingsbedrifter i dag har råd, og bør ta seg råd, til et booking-system. Reservator® er ikke rimeligst på markedet, men vi mener bestemt at det er det systemet som gir mest for pengene.

Prisgaranti
Prisen på system fra Profit Impact er forøvrig låst på dets lave nivå, noe som betyr at vi kan gi våre kunder en betryggende prisgaranti;
Ved kjøp av systemer er de garantert at ingen andre får kjøpt systemene rimeligere!
Dette står da i grell kontrast til flere andre leverandører som praktiserer ekstrem prisdifferensiering og eksempelvis belaster selvstendige hotell med uholdbart høye utgifter.

Levedyktig produsent

Hver eneste uke blir minst en programvare lagt død i Norge. At det nesten like ofte lanseres nye produkter forhindrer ikke at det både er legitimt og viktig å spørre seg om presentert løsning har livets rett.

Programutvikling
Av flere grunner er salg av dataprogramvare en fascinerende operasjon.
Når programvaren først er skrevet koster det svært lite å lage ett stk salgbart produkt (dvs. brenne en CD), og knapt i noen annen industri er volum så viktig som innen programvare. Samtidig er veksten i bruk av IT så kolossal, med stadig nye bruksområder for data, og med stadige teknologiske utviklingsretninger, at nye leverandører og programvarer kontinuerlig ser dagens lys. En del av de klarer også raskt å gjøre seg gjeldende på sine markeder.

Booking-markedet
I hele verden finnes det i dag et usannsynlig antall leverandører av Hotell & Restaurant-systemer. Bare fra USA kjenner vi over 400, og også utover i Europa sitter det en mengde utviklere. I Norge er det vel en ca 10 aktører som har overnattingsbransjen som sin hovedmålgruppe.
På etterspørselsiden er det i hele Norge ca 1400 overnattingssteder med stort og smått. Om landets noen hundrede største campingplasser inkluderes har likevel de fleste leverandører av booking-system en svært begrenset målgruppe.
Prisen på programvare er fortsatt synkende, og en leverandør kan i dag ikke forvente å hente ut mer enn 5-20.000,- kr pr. år pr. kunde i inntekter. Det blir da plutselig svært forståelig hvorfor selv større aktører i det siste har vært tvunget til å rasere bemanningen som følge av sviktende omsetning og underskudd.

Suksessfaktorer
Av ting vi tror er viktige for å kunne gjøre det bra innen programutvikling hører bl.a volum og en solid, mest mulig lokal, representasjon.
Enda viktigere vurderer vi kvaliteten på utviklingsarbeidet å være. Sammen med ambisjonsnivået er det denne som gir sluttproduktets kvaliteter. Og vi har alle holdepunkter for at kunder, stilt overfor produkter av ulik kvalitet, nettopp setter denne egenskapen høyest.

Det enkle valget
Det norske overnattingsmarkedet er svært lite, og det er nærliggende å spørre seg hvordan flesteparten av de norske produsentene kan ha håp om å overleve på et så magert grunnlag. Det bør også være interessant å spørre seg hvilke utenlandske systemleverandører som vil ha en tilstedeværelse i Norge 5 år fra nå. Spesielt når flere av de systemene håpefulle importører forsøker å selge verken er omfattende eller bra.
    For Reservator® og Profit Impact stiller saken seg imidlertid ganske annerledes;
Ikke bare er systemene brukervennlige, særdeles fleksible og fremtidsrettede. De er også dokumenterbart de mest omfattende på markedet. I tillegg utgjør overnattingsbedrifter kun en liten del av systemenes målgruppe, og vi kan derfor godt leve med fremtidens lave programvarepriser.
    Ingen andre leverandører er i en slik posisjon. Bør ikke det gjøre valget enkelt?